حوكمة الإجراءات الرقمية

حوكمة الإجراءات الرقمية

آلية عمل حوكمة الإجراءات الرقمية

الإجراء هو أي عملية تنفيذية مراد حوكمتها وقد تنتج عنها سياسات أو معايير وممارسات أو أدوات.

حوكمة إجراء جديد

  • تحديد الربط بين هذا الإجراء وأهداف الوزارة الرقمية المتعلقة به
  • تحديد المنفذين والمسؤولين عن هذا الإجراء
  • عقد مقابلة (او مقابلات) مع مسؤولي الإجراء حتى يتم تعريف الاتي:
    • تحديد المستفيدين والمتأثرين المباشرين بهذا الإجراء
    • نطاق تأثير الإجراء على العمل الحالي سواء مع المستفيدين او المتأثر الداخلي أو الخارجي
    • عقد مقابلة (او مقابلات) أولية مع المستفيدين أو بعضهم أو ممثليهم للتأكد من التأثير وقيمة الإجراء
    • الاتفاق على خطة زمنية لتنفيذ الاجراء شاملة المخاطر وعلاجها
  • عرض الخطة الزمنية على إدارة وكالة التحول الرقمي وتقنية المعلومات والحصول على الموافقة
  • توثيق الإجراء في بوابة الحوكمة الرقمية في القسم المختص بها كي تكون مرجع دائم للمنفذين والمستفيدين وتحديثه بأي تحسينات مستقبلية
  • تقوم الإدارة العامة للتطبيقات بمتابعة تنفيذ الإجراء على الفرق والأنظمة

حوكمة إجراء موجود

  • تحديد الربط بين هذا الإجراء وأهداف الوزارة الرقمية المتعلقة به
  • تفصيل الإجراء والتحديات التي تقابل الإدارة المعنية بهذا الإجراء
  • إن كان يحتاج الإجراء لإعادة تفصيل وتغييرات تؤثر على المستفيدين او لها تأثير مباشر على غيرهم، يتم اتباع خطوات حوكمة إجراء جديد
  • توثيق الإجراء في بوابة الحوكمة الرقمية في القسم المختص بها كي تكون مرجع دائم للمنفذين والمستفيدين وتحديثه بأي تحسينات مستقبلية
  • تقوم الإدارة العامة للتطبيقات بمتابعة تنفيذ الإجراء على الفرق والأنظمة

التحسين المستمر للإجراءات المحوكمة

  • الإدارة المنفذة للإجراء لها صلاحية تحسين الإجراء أي وقت عن طريق الخطوات الأتية:
    • تفصيل التحسين المطلوب للإجراء
    • الاتفاق مع الإدارات المعنية بالاستفادة او التأثر من الإجراء
    • تحديث صفحة الإجراء في بوابة الحوكمة الرقمية بالقسم المختص بها
    • إشعار جميع المستفيدين والمتأثرين بالتحديث
  • تقوم الإدارة العامة للتطبيقات بمتابعة تنفيذ الإجراء على الفرق والأنظمة

قواعد عامة:

  • إن كان الإجراء يؤثر على تجربة مستخدمين الأنظمة سواء كانت أنظمة داخلية او خارجية، يتم التنسيق مع إدارة التجربة الرقمية أو الإدارة الإعلام بحسب الاختصاص.
  • إن كان الإجراء يتعلق بالرخص والبرامج والأدوات، يجب إشراك البنية المؤسسية.
  • يتم التواصل مع الشركات الاستشارية (مثل Gartner) في حالة وجود اختيارات وبدائل في إجراء معين، بالشروط الاتية:
    • تنسيق الاجتماع عن طريق الإدارة العامة للتحول الرقمي أو  إشعارها
    • إرسال تفصيل الطلب للشركة الاستشارية
    • تحضير أجندة الاجتماع عن طريق الإدارة المختصة بالإجراء ودعوة ممثلي الإدارات المستفيدة و المتأثرة بشكل مباشر
    • تقوم الإدارة المختصة بالإجراء بمشاركة نتائج الاجتماع واتخاذ القرار بموافقة الإدارة المستفيدة والمتأثرة
  • في حالة عدم الوصول لاتفاق بعد ما سبق، يتم مشاركة وكالة التحول الرقمي وتقنية المعلومات والبت في الإجراء.
  • في كل إجراء، يجب تعريف كيفية قياس أداء الإجراء ومكان الحصول على القياسات عن طريق الإدارة المختصة بتنفيذه

تعريفات هامة

السياسات
Policies
هي قواعد عامة إلزامية لهذه الوظيفة و يجب على الفرق أو الشركات اتباعها
مثال توضيحي 1:
يجب الالتزام بالهوية الرقمية لوزارة العدل ( مرفق أو رابط) .
مثال توضيحي 2:
يجب امكانية وصول المستخدمين للنظام عن طريق المتصفحات و الأجهزة اللوحية و الجوالات .
مثال توضيحي 3:
يجب توثيق المتطلبات و سهولة الوصول بين المتطلبات و الكود قبل و بعد الاطلاقات على المنصة المعتمدة لذلك بوزارة العدل .
مثال توضيحي 4:
يجب التسليم المرن بشكل دوري في لأقل دورة زمنية ممكنة مع الأفضلية للدورة الزمنية الأقل ، بشرط أن يكون كل تسليم دوري لمالك المنتج أو النظام قابل للافادة بالملاحظات و التحسينات في نطاق المنتج .
المعايير
Standards
هي ممارسات أو تقنيات أو طرق تنفيذ موصى بتنفيذها لتحقيق السياسات ،و تشمل تخصيص العام و قد تشمل على طرق و فهم القياسات المتعلقة و اضافة الأمثلة التوضيحية و المراجع
مثال توضيحي 1:
يمكن للفريق اتباع نظام تصميم وزارة العدل الافتراضي ( مرفق أو ررابط ) أو تعريف نظام التصميم الخاص به بما يتسق مع السياسات .
مثال توضيحي 2:
التأكد من الاختيار المستمر على المتصفحات و الأجهزة اللوحية و الجوالات كل خاصية user story و اعتبارها جزء لا يتجزأ من اكتمال الخاصية قبل قبولها او اطلاقها – راجع
User Story -Definition of Done
مثال توضيحي 3:
التأكد من ربط التطلبات بالمهام و ربطها في source code comments و الحرص على تحديثها مع المهام فور بدءها او انتهائها ، وأن يكون تزمين المهمة التقنية لا تزيد عن 4 ساعات
مثال توضيحي 4 :
التأكد من أن كل خاصية في المتطلبات User Story صغيرة و ذات قيمة بالمنتج او تؤدي مهمة في تجربة المستخدم ، بحيث لا يزيد وقت تنفيذ أي خاصية عن 3 أيام عمل لاكتمالها ( راجع رابط Definition of Done )
الأدوات و التمكين
Tools
هي ممكنات تقنية رقمية للاسراع في عمليات التنفيذ و التي قيد تنفيذ الفرق و الشركات المنفذة .
مثال توضيحي 1:
يمكن للفريق المنفذ استخدام UI ToolKit ( مرفق أو رابط ) لتسهيل و تسريع عملية التنفيذ ،أو تنفيذ الأدوات الخاصة به القابلة لإعادة الاستخدام السيع بما يتسق مع المعايير .
مثال توضيحي 2:
تنفيذ front end test automation باستخدام selenium أو أي أداة اخرى لتنفيذ اختبار مؤتمت بما يحرص على عدم تعطيل الخصائص السابقة بالجديدة ، و يمكن التواصل مع مختصي هذه الوظيفة من الفرق الاخرى عبر قناة Front end على MS Teams (رابط)
مثال توضيحي 3:
استخدام الية GitFlow أو GitHubFlow (رابط) و يمكن التواصل مع مختصين هذه الوظيفة من الفرق الاخرى بالوزارة عبر قناة DevOps على MS Teams ( رابط)
مثال توضيحي 4:
يمكن اتباع سياسات User Story Mapping أو User Story Slicing مع مالك المنتج و فريقه للوصول لأصغر خاصية يمكن تنفيذها و اكتمالها ، كما يمكن التواصل مع مختصي هذه الوظيفة منالمحللين في الفرق الأخرى عبر قناة Business Analysts على MS Teams (رابط)